Tips Menulis Email Perpisahan untuk Rekan Kerja

Anda mendapat pekerjaan baru, selamat! Sebelum Anda meninggalkan posisi Anda saat ini, Anda akan ingin mengirim satu email selamat tinggal terakhir kepada rekan kerja. Jadikan itu sebagai rekan kerja Anda yang akan segera menjadi mantan.

1. Jadilah Pemurah Hati

Setiap email selamat tinggal kepada rekan kerja harus diisi dengan satu hal: rasa terima kasih. Ucapkan terima kasih kepada rekan kerja Anda atas waktu Anda bekerja bersama, dan sebutkan apa yang Anda rindukan saat bekerja di sana. Nada perpisahan Anda harus ceria dan ramah.

2. Jangan Terlalu Panjang

Pendek dan manis adalah yang terbaik. Dua atau tiga paragraf singkat biasanya sudah cukup. Anda harus bisa mengekspresikan diri secara singkat tetapi tepat saat mengucapkan selamat tinggal.

3. Jaga Nadanya Tetap Profesional dan Seperti Bisnis

Bahkan jika semua yang ingin Anda tulis dalam email perpisahan Anda kepada rekan kerja adalah singkat dan menyengat "Selamat tinggal, pengisap!" kami menyesal untuk memberitahu Anda bahwa Anda benar-benar tidak seharusnya.

Hindari dua kecerobohan email kerja utama: menjadi emosional atau terlalu pribadi. Selain itu, jangan terlalu santai, menggunakan bahasa kotor, atau menyertakan pujian backhand yang dapat membuat rekan kerja salah paham.

4. Kirim Email ke Semua Rekan Kerja Anda

Tidak ada alasan untuk mengecualikan rekan kerja di departemen lain, bahkan jika Anda hanya bekerja dengan mereka sebentar. Dan jika Anda pernah memiliki masalah dengan orang-orang tertentu di masa lalu, sertakan juga mereka. Ini adalah saat ketika Anda ingin mengambil jalan yang tinggi.

5. Bagikan Akun Email Pribadi Anda

Meskipun bagian dari email perpisahan Anda kepada rekan kerja ini bersifat opsional?tidak semua orang lebih memilih untuk tetap berhubungan?ini adalah isyarat yang baik dan memberi Anda kesempatan untuk mengatakan, "Jika Anda memiliki pertanyaan selama saya tidak lagi di sini, saya hanya sebuah email pergi." Ini juga bisa menjadi penting untuk peluang jaringan di masa depan.

6. Kirim Email Terpisah ke Kontak Eksternal Anda

Klien, vendor, dan siapa pun yang bekerja dengan Anda secara teratur yang tidak berada di perusahaan Anda harus mendengar berita dari Anda, dan mereka mungkin menyambut baik kesempatan untuk tetap berhubungan. Plus, Anda tidak pernah tahu dari mana pemimpin pekerjaan baru dan/atau klien dapat muncul.

7. Kirim Pada Saat Yang Tepat

Mengirim email selamat tinggal lebih awal dari hari sebelum hari terakhir Anda mungkin terlalu dini. Kebanyakan orang mengirim email perpisahan mereka ke rekan kerja pada hari terakhir mereka di kantor. Tapi jangan menunggu sampai Anda siap untuk keluar dari pintu, karena mengirimkannya beberapa jam sebelum Anda pergi memberi orang kesempatan untuk mengirim satu balasan terakhir dengan ucapan selamat tinggal dan harapan baik mereka sendiri.

8. Jangan Negatif

Bahkan jika Anda diberhentikan atau jika Anda bekerja di lingkungan kerja yang beracun, tahan godaan untuk menyebutkan semua itu dalam surat Anda. Reputasi Anda akan mengikuti Anda lama setelah Anda tidak lagi bekerja di sana. Dan memasukkan sesuatu yang negatif tentang pekerjaan itu sendiri, tempat kerja, atau apa pun yang berhubungan dengan pekerjaan dapat ditafsirkan sebagai cerminan buruk dari Anda.

9. Jangan Lupa Periksa Ejaan

Selalu waspada terhadap kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa. Gunakan pemeriksaan ejaan, tetapi juga periksa surat Anda dengan cermat sehingga Anda dapat menangkap kesalahan yang mungkin terlewatkan oleh pemeriksaan ejaan. Anda ingin diingat karena berorientasi pada detail?bukan karena menjadi karyawan keluar yang salah mengeja nama departemen dalam email perpisahan mereka.

10. Tetap positif

Inti dari email perpisahan adalah untuk menunjukkan rasa terima kasih kepada orang-orang yang telah bekerja dengan Anda dan untuk menciptakan peluang untuk terhubung di masa depan. Pastikan untuk menjaga agar pesan tetap ringan dan positif, hindari opini negatif tentang perusahaan atau komentar tidak profesional. Ingat: email perpisahan Anda adalah kesempatan terakhir Anda untuk membuat kesan yang baik sebelum Anda melanjutkan ke langkah berikutnya dalam karir Anda.

11. Kirim sebelum hari terakhirmu

Pastikan untuk mengirim email setidaknya satu atau dua hari sebelum Anda pergi untuk memastikan rekan kerja Anda memiliki cukup waktu untuk bereaksi dan merespons. Beberapa orang mungkin memiliki pertanyaan tentang rencana transisi, dan yang lain mungkin ingin memiliki kesempatan untuk mengucapkan selamat tinggal secara langsung dan bertukar informasi kontak.

12. Bagikan informasi kontak alternatif

Sebagian besar pemberi kerja mematikan akses email karyawan sebelum atau segera setelah mereka meninggalkan perusahaan, dan beberapa orang mungkin tidak melihat pesan Anda sampai Anda pergi. Pastikan untuk menyertakan nomor telepon, alamat email pribadi, dan cara lain yang dapat dilakukan kolega Anda untuk menghubungi Anda di masa mendatang.

13. Hubungi manajer Anda

Sebelum Anda mengirim email selamat tinggal, konfirmasikan bahwa perusahaan telah mengumumkan keberangkatan Anda. Email Anda seharusnya tidak mengejutkan siapa pun, jadi pastikan semua orang tahu bahwa Anda akan pergi.

14. Kirim email Anda satu atau dua hari sebelum Anda pergi

Karena semua orang tahu Anda akan pergi, Anda tidak perlu mengirim email perpisahan sampai satu atau dua hari sebelum hari terakhir Anda. Mengirimnya lebih awal dapat menyebabkan Anda teralihkan dari menyelesaikan pekerjaan Anda dan mengikat ujung yang longgar.

Namun, jika Anda menjangkau klien atau vendor, Anda sebaiknya memberi tahu mereka segera setelah Anda memberikan pemberitahuan dua minggu. Itu akan memberi mereka banyak waktu untuk mengajukan pertanyaan dan bersiap-siap untuk keberangkatan Anda.

15. Katakan positif dan tunjukkan rasa terima kasih

Email Anda harus memiliki nada positif secara keseluruhan. Tunjukkan rasa terima kasih atas pengalaman Anda dengan perusahaan dan kesempatan untuk bekerja dengan individu-individu berbakat.

Jika Anda mengirim email ke seseorang yang sangat dekat dengan Anda, Anda dapat berbagi kenangan indah, lelucon, atau bahkan pujian.

16. Tetap pendek dan manis

Secara keseluruhan, email perpisahan Anda kepada rekan kerja Anda harus singkat dan manis. Hindari memberikan terlalu banyak detail tentang peluang baru Anda atau menunjukkan terlalu banyak kegembiraan tentang pergi.

Anda juga tidak ingin berbicara negatif tentang anggota tim, manajer, atau perusahaan itu sendiri. Sebaiknya tetap singkat, tunjukkan rasa terima kasih Anda, bagikan informasi kontak Anda, dan lanjutkan.

17. Ucapkan selamat tinggal kepada tim langsung atau bawahan langsung Anda

Email perpisahan Anda ke tim langsung atau bawahan langsung Anda akan sangat bergantung pada jenis hubungan yang Anda miliki dengan mereka. Jika Anda bekerja dalam suasana kantor kolaboratif yang lebih santai, jangan ragu untuk menyampaikan nada itu dalam email perpisahan Anda. Jika Anda mengenakan setelan jas, berjabat tangan, dan bekerja di lingkungan yang lebih korporat, kemungkinan Anda akan menulis perpisahan yang lebih formal.

18. Email selamat tinggal untuk bos atau manajer Anda

Meskipun Anda berpotensi memberi tahu atasan atau manajer Anda selamat tinggal dalam email yang sama dengan yang Anda kirim ke tim langsung, Anda juga dapat mengirimnya secara terpisah, terutama jika Anda bekerja sama dengan erat.