Tips Mengelola Yang Tidak Akan Anda Temukan Di Buku Panduan Karyawan Anda

Anda selalu menjadi karyawan, memberikan proyek dengan kualitas dan kecepatan di atas dan melampaui harapan manajer Anda. Seperti kebanyakan pekerja kerah putih, tanggung jawab Anda berkisar pada menyelesaikan pekerjaan: menelepon, menyiapkan presentasi atau menulis, membuat kode atau melakukan pekerjaan analisis, dan pada dasarnya membuat bos Anda senang.

Suatu hari, bos Anda menelepon Anda dan berkata: “Selamat, Melissa! Anda telah melakukan pekerjaan yang fantastis dan kami mempromosikan Anda ke peran pengawasan. Anda sekarang bertanggung jawab atas beberapa karyawan junior dan tugas Anda adalah memastikan bahwa mereka juga memberikan pekerjaan yang bagus tepat waktu dan sesuai anggaran.”

Mengapa? Karena keterampilan yang membuat seseorang hebat dalam memberikan hasil (perhatian terhadap detail, disiplin, analisis data, kreativitas visual, dll.), tidak benar-benar diterjemahkan ke dalam tanggung jawab baru untuk membimbing dan memotivasi individu dengan tingkat kemampuan, minat, dan tipe kepribadian yang berbeda. . Hasil tidak lagi merupakan fungsi dari upaya dan kendali pribadi Anda. Anda sekarang bergantung pada upaya dan niat baik orang lain.

Biasanya, dalam sebuah organisasi, peran manajemen senior adalah untuk menentukan visi strategis jangka panjang dan membuat keputusan tingkat tinggi seperti: Pasar apa yang akan masuk atau keluar? Segmen klien apa yang akan dilayani atau dihentikan penayangannya? Apa cara terbaik untuk membiayai operasi? Budaya seperti apa yang harus ditumbuhkan? Portofolio produk dan layanan apa yang ditawarkan? Dll.

Peran manajemen menengah adalah menerjemahkan visi abstrak tingkat tinggi ke dalam tindakan nyata dan membimbing karyawan dalam pelaksanaannya. Manajemen menengah juga diharapkan membuat keputusan operasional seputar pendekatan terbaik untuk melayani setiap segmen klien, fitur produk, organisasi alur kerja, implementasi sistem untuk mengotomatisasi tugas atau meningkatkan transparansi, cara memangkas biaya dan meningkatkan margin, dll.

Di dunia yang ideal, peran dan tanggung jawab ini sangat jelas, komunikasi mengalir dengan baik dan visi yang hebat mengarah pada hasil yang luar biasa.

Sebagian besar dari kita tidak bekerja di dunia yang ideal. Seringkali, manajemen puncak tidak dapat menyetujui strategi yang tepat (atau cara mengomunikasikannya), terus mengubah arah, atau terlalu terlibat dalam aspek non-strategis kecil (seperti mengendalikan anggaran Perjalanan & Hiburan).

Manajemen menengah dibiarkan membersihkan kekacauan pesan yang membingungkan, pengambilan keputusan yang serampangan dan permintaan mendesak dari atas sambil menanggapi tuntutan dan keluhan karyawan.

Sebagai seorang pemimpin, Anda mungkin mencoba, tetapi Anda tidak bisa membuat semua orang senang. Tentu saja, Anda ingin membuktikan diri kepada atasan Anda dan mungkin menghindari mengatakan tidak karena Anda takut mengecewakan mereka. Anda ingin karyawan Anda menyukai Anda dan mungkin melakukan pekerjaan yang tidak dapat atau tidak ingin mereka lakukan. Tidak setiap permintaan dari atas layak diteruskan ke tim Anda. Di banyak organisasi, apa yang mendesak dan penting berubah setiap jam, sementara pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi prioritas ini mungkin memakan waktu berhari-hari.

Manajer yang hebat tahu kapan harus mengatakan "Tidak!" dan mendorong kembali pada permintaan. Peran Anda bukan hanya untuk mengalir ke bawah, tetapi juga untuk melindungi tim Anda dari kelebihan beban dan pengerjaan ulang yang tidak perlu. Hindari jebakan membuat pushback pribadi: "Saya tidak bisa melakukan ini karena tim saya akan terganggu" atau "Tapi kami bekerja sangat keras terakhir kali, mengapa kami mendapatkan permintaan tambahan ini?" Alih-alih, fokuslah pada tujuan strategis perusahaan: “Anda sebelumnya menyebutkan bahwa prioritas bisnis adalah x,y,z. Apa relevansi permintaan abc untuk prioritas ini? Apakah Anda setuju dengan kami tidak memprioritaskan x untuk mencapai abc? Jika Anda ingin kami melakukan keduanya, saya akan membutuhkan sumber daya tambahan seperti...”) Kadang-kadang Anda perlu menjadi pembawa berita buruk tentang hal-hal yang tidak dapat didorong kembali.

Beberapa proyek kerja penting membosankan, tenggat waktu mendesak harus dipenuhi, pendekatan manajemen puncak mungkin mengecewakan atau tidak masuk akal bagi karyawan, karyawan mungkin berkinerja buruk atau hanya mengendur. Karyawan Anda mungkin tidak menyukainya, tetapi mereka akan menghormati Anda jika Anda secara konsisten mengartikulasikan harapan dan alasan Anda serta memperlakukan mereka dengan adil.

Sebagai manajer, Anda akan dimintai pertanggungjawaban atas hasil yang mungkin tidak terlalu bergantung pada Anda. Ini mungkin terasa tidak adil, tetapi itulah mengapa mereka sekarang membayar Anda banyak (ger).

Ketika ada yang salah, banyak manajer menjadi terlalu stres dan mulai mencari seseorang untuk disalahkan sebelum mereka sendiri dapat disalahkan. Pemimpin yang kuat tetap tenang dan bertanggung jawab atas situasi. Peran Anda dalam kasus ini adalah untuk meninjau apa yang telah terjadi bersama dengan tim dan mengidentifikasi apa yang dapat dilakukan dengan lebih baik di lain waktu untuk menghindari masalah yang berulang.

Ketika semuanya berjalan dengan baik, berikan pujian dan bicarakan anggota tim Anda. Meskipun Anda mungkin mencoba untuk membuat diri Anda baik, memiliki tim yang hebat sudah membuat Anda terlihat baik. Plus, itu akan menjadi motivator besar bagi karyawan Anda untuk terus berbuat lebih baik.

Satu peringatan: waspadalah terhadap risiko mewarisi tim yang salah. Tidak semua tim dilahirkan sama dan didistribusikan secara adil. Tergantung pada tempat Anda dalam urutan kekuasaan, Anda mungkin mewarisi tim tanpa pengalaman yang relevan untuk lingkup pekerjaan. Ini adalah Catch-22 karena Anda tidak dapat meningkatkan kinerja tim atau mengganti individu dan kemudian akan disalahkan karena tidak memberikan hasil.

Untuk mencegah risiko ini, penting untuk melakukan uji tuntas tentang konfigurasi tim dan otonomi yang Anda miliki dalam mempekerjakan individu yang cocok.

Ini tidak selalu mungkin. Jika Anda terjebak dengan tim yang berkinerja buruk, pastikan Anda menyoroti semua upaya yang telah Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja dan terus menegosiasikan sumber daya tambahan. Jangan menyalahkan dan bertanggung jawab atas sesuatu yang berada di luar kendali Anda.

Pada salah satu rotasi saya sebagai peserta pelatihan muda di sebuah bank, bos saya mengatakan kepada saya untuk memanggil direktur pelaksana di salah satu kantor internasional kami untuk mendapatkan beberapa informasi yang relevan.

Ketika saya menelepon direktur tersebut, sebagai pengganti informasi, saya menerima rentetan komentar kasar sebelum dia menutup telepon.

Anda mungkin atau mungkin tidak mengetahui hal ini tentang budaya organisasi bank tradisional tetapi mereka cenderung sangat hierarkis. Meskipun merupakan paparan yang baik untuk memanggil orang-orang senior untuk berdiskusi, itu adalah cara yang sama sekali tidak efektif untuk mendapatkan informasi mengingat konteksnya.

Pada bulan-bulan berikutnya saya sangat khawatir untuk menelepon orang yang tidak saya kenal di perusahaan. Saya juga menghindari bos saya sebisa mungkin karena saya merasa dia tidak mendukung saya.

Dalam rotasi lain dengan bos lain, saya diundang untuk berpartisipasi dalam pertemuan tingkat tinggi sebagai magang, membuat catatan, dan mengajukan pertanyaan dengan aman di belakang layar. Pengalaman ini jauh lebih sedikit traumatis dan karenanya kondusif untuk belajar.

Sebagai seorang manajer, Anda perlu memberikan paparan kepada karyawan Anda setidaknya beberapa percakapan manajemen senior. Mereka akan melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan termotivasi untuk tampil jika mereka mengetahui konteks yang lebih besar yang menjadi bagian mereka. Dalam jangka panjang, eksposur juga penting untuk pertumbuhan karir. Jika orang tidak mengenal mereka dalam organisasi, mereka akan kesulitan mendapatkan peluang baru.

Atau, Anda tidak ingin merusak reputasi Anda dengan meminta karyawan junior Anda mengajukan pertanyaan atau komentar pemula dalam pertemuan penting dengan manajemen senior. Anda mungkin juga ingin melindungi mereka agar tidak dimarahi oleh eksekutif senior yang stres jika mereka mengacau.

Ini adalah keseimbangan yang baik untuk melindungi karyawan dan memberi mereka eksposur yang diperlukan untuk pertumbuhan profesional. Alih-alih sepenuhnya memblokir karyawan junior untuk berpartisipasi dalam percakapan strategis apa pun, ekspos mereka secara bertahap.

Mintalah mereka membayangi Anda dalam pertemuan penting dan meluangkan waktu 5 menit untuk melakukan tanya jawab setelah diskusi (misalnya: apa yang Anda pahami? Apa yang Anda pelajari? Bagaimana pendekatan Anda?).

Anda juga dapat secara selektif memilih peluang yang lebih aman untuk bertemu langsung dengan manajemen senior dan melatih karyawan Anda sebelum mereka hadir atau berpartisipasi.