Tips Delegasi yang Efektif untuk Manajer

Cara terbaik untuk menyelesaikan semuanya adalah dengan membiarkan orang lain melakukannya. Begini caranya. Ini adalah fakta yang tak terbantahkan: Semua manajer harus tahu bagaimana mendelegasikan pekerjaan kepada karyawan. Jika tidak, Anda akan menemukan bahwa Andalah yang melakukan segalanya—dan itu adalah situasi kalah-kalah. Pendelegasian yang efektif adalah keterampilan yang harus Anda kuasai jika Anda bertujuan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan baik dan menjaga kewarasan Anda tetap utuh.

Ketika Anda (bos) adalah satu-satunya orang di tim yang tahu bagaimana menjalankan pekerjaan dari awal sampai akhir, Anda berisiko menjadi hambatan yang tidak perlu. Jika Anda tidak tersedia, pekerjaan akan berhenti. Bukan hanya itu, tetapi kredibilitas Anda sebagai seorang pemimpin menurun. Anda perlu melepaskan beberapa tugas tersebut dan memberdayakan tim Anda untuk mengambil tanggung jawab yang berbeda. Ini tidak hanya akan membantu produktivitas bisnis Anda, tetapi juga mengurangi stres Anda. Cobalah strategi-strategi ini untuk menghasilkan uang—dengan cara yang baik.

Delegasi yang Efektif untuk Bos

1. Belajar Melepaskan

Terkadang hambatan terbesar untuk pendelegasian yang efektif adalah ketidakmampuan manajer untuk membiarkan orang lain melakukan sesuatu yang mereka pikir dapat mereka lakukan sendiri.

Mendelegasikan tugas dapat membantu tim Anda bekerja lebih efisien dan menciptakan peluang bagi mereka untuk mengembangkan dan mengembangkan keterampilan mereka sambil mendapatkan lebih banyak visibilitas di perusahaan. Pendelegasian yang efektif dapat mendorong dan menantang karyawan Anda yang terbaik.

Karena itu, pastikan Anda tidak melakukan sesuatu karena Anda tidak ingin melakukannya sendiri. Karyawan Anda harus memahami bagaimana melakukan tugas yang menguntungkan mereka, jika tidak, mereka mungkin berpikir Anda hanya membuang barang pada mereka. Jadilah bijaksana tentang apa yang Anda serahkan rantai.

2. Jelas

Saat mencari cara untuk mendelegasikan, luangkan waktu untuk mencari tahu apa yang Anda cari dari karyawan Anda. Sering kali, manajer ragu untuk mendelegasikan karena mereka bingung tentang apa yang benar-benar perlu dilakukan, atau mereka tidak menggambarkan pekerjaan dengan cukup baik.

Jadilah komprehensif dalam komunikasi Anda tentang apa yang didelegasikan, dan pastikan orang itu memahami harapan dan tenggat waktu Anda.

Pendelegasian yang efektif adalah cara untuk memberdayakan tim Anda, jadi mereka juga harus memahami mengapa mereka melakukannya. Anda ingin memotivasi orang tersebut dan menarik keahlian mereka. Mereka harus merasa memiliki keterampilan dan alat yang mereka perintahkan untuk melakukan tugas ini, dan bahwa mereka melakukannya untuk suatu tujuan.

3. Berpikir ke Depan

Salah satu jaringan dalam mendelegasikan tugas adalah bahwa orang lain tidak akan mampu menegosiasikan semua liku-liku tugas yang mungkin terjadi. Jika ini masalahnya, Anda dapat menganggap diri Anda sedikit gila kontrol.

Sekaranglah waktunya untuk semua potensi hambatan yang dapat menggagalkan tugas yang Anda berikan dan mempersiapkan pekerja Anda untuk menanganinya—atau meminta mereka datang kepada Anda jika mengalami masalah dan Anda dapat mengatasinya bersama-sama.

4. Pastikan Pekerja Dapat Menangani Pekerjaan

Cara cepat untuk menciptakan kecemasan adalah dengan memberikan tugas seseorang yang tidak memiliki sumber daya untuk menyelesaikannya. Lengkapi tim Anda dengan semua alat dan informasi yang mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas yang Anda berikan kepada mereka. Jika mereka perlu merujuk laporan, pastikan mereka dapat mengaksesnya. Selanjutnya, pilihlah seseorang yang memiliki keahlian yang diperlukan.

Pikirkan dengan sungguh-sungguh tentang bagaimana Anda dapat memberikan beberapa keterampilan dan peluang yang akan membantu tim Anda tumbuh dan berkembang sambil juga membantu Anda mengenali orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Anda dapat melakukan ini melalui pelatihan dan pertemuan satu lawan satu untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kekuatan anggota tim Anda.

Mereka juga harus memiliki wewenang untuk mengelola pekerjaan secara penuh. Jika tugas menyelesaikan mereka untuk meminta seseorang untuk melakukan untuk mereka, pastikan bahwa Anda telah memberi mereka kekuatan untuk melakukan itu.

5. Ajukan Pertanyaan

Anda adalah bosnya, dan karyawan mungkin terlalu terpengaruh untuk meminta jika mereka tidak memahami sesuatu. Beri mereka kesempatan dengan bertanya:

Apakah Anda melihat ada masalah dengan ini?

Apakah Anda memiliki pertanyaan?

Apakah ada yang tidak jelas?

Penting juga untuk menanyakan apakah mereka memiliki bandwidth. Ini penting karena banyak karyawan bahagia selalu mengatakan ya untuk membuat Anda bahagia. Ketika Anda bertanya, "Apakah Anda memiliki bandwidth untuk menggunakan ini sekarang?" Anda memaksa orang tersebut untuk berhenti dan berpikir sebelum memberikan jawaban kepada Anda.

Demikian pula, penting untuk merotasi tugas. Cari tahu apa kekuatan orang-orang di sekitar Anda, dan seimbangkan untuk kemungkinan visibilitas di mana individu dapat berkontribusi.

6. Ketahui Apa yang Harus Didelegasikan

Tidak semua tugas dapat didelegasikan. Misalnya, tinjauan kinerja atau masalah personalia apa pun harus ditangani oleh Anda. Lagi pula, mempekerjakan bakat yang tepat dan mengetahui kekuatan dan kelemahan setiap karyawan pada akhirnya akan membuat Anda lebih baik dalam menugaskan hasil kerja dan mengalihkan tanggung jawab kepada anggota tim yang sesuai.

Namun, beberapa aktivitas sehari-hari lainnya tidak memerlukan pengawasan Anda. Apakah ada tugas yang secara teratur Anda tangani meskipun mengetahui rekan kerja Anda lebih siap untuk menyelesaikannya? Apakah menugaskan proyek kepada karyawan lain membantu meningkatkan karier mereka? Jika ada seseorang yang bisa melakukan pekerjaan dengan lebih baik, atau Anda pikir ini bisa menjadi momen yang bisa diajar, delegasikan. Ini akan menunjukkan Anda percaya dan menghargai tim Anda, sekaligus memberi Anda waktu untuk fokus pada proyek yang lebih strategis.

7. Tunjukkan Keahlian dan Tujuan Anda

Setiap karyawan harus memiliki tujuan yang ingin mereka capai, dan di dalam tujuan tersebut terdapat peluang untuk didelegasikan. Misalnya, mungkin Anda memiliki bawahan langsung yang ingin mendapatkan pengalaman manajemen. Apakah ada magang yang bisa mereka mulai awasi, atau proyek yang terdefinisi dengan baik yang bisa mereka eksekusi? Jenis pekerjaan yang Anda delegasikan dapat menjadi faktor dalam rencana pengembangan profesional mereka.

Untuk tugas lain, kemungkinan ada seseorang di tim Anda dengan keahlian khusus yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Manfaatkan itu dan mainkan kekuatan karyawan Anda. Ketika seseorang memiliki peluang lebih tinggi untuk unggul, mereka lebih termotivasi dan terlibat, yang kemudian menguntungkan seluruh bisnis.

8. Menyediakan Sumber Daya dan Tingkat Otoritas yang Tepat

Jika orang yang Anda delegasikan pekerjaan membutuhkan pelatihan, sumber daya, atau otoritas khusus untuk menyelesaikan proyek yang ditugaskan, peran Anda sebagai manajer untuk menyediakan ketiganya. Menyiapkan seseorang untuk tugas yang mustahil akan membuat kedua belah pihak frustrasi; kolega Anda tidak akan dapat mencapai hasil yang diinginkan, dan kemudian Anda mungkin perlu memasukkan pekerjaan itu kembali ke daftar tugas Anda.

Di sinilah Anda perlu melawan keinginan untuk mengelola mikro. Memberitahu rekan kerja Anda, langkah demi langkah, bagaimana Anda akan menyelesaikan tugas dan kemudian mengendalikan setiap bagian dari proses tidak akan memungkinkan mereka untuk belajar atau mendapatkan keterampilan baru. Alih-alih fokus pada apa tujuan akhir yang diinginkan, mengapa tugas itu penting, dan bantu mengatasi kesenjangan antara hasil dan keahlian mereka saat ini.

9. Membangun Saluran Komunikasi yang Jelas

Meskipun Anda ingin menghindari pengelolaan mikro, Anda ingin membuat saluran komunikasi sehingga orang yang Anda delegasikan merasa nyaman mengajukan pertanyaan dan memberikan pembaruan kemajuan.

“Anda harus memiliki cara untuk berkomunikasi sehingga orang yang Anda delegasikan dapat kembali kepada Anda dan melapor,” kata Sharer dalam kursus Dasar-Dasar Manajemen. “Anda harus memiliki beberapa cara untuk melihat bagaimana keadaannya. Itu bukan api dan lupakan. Artinya, 'Saya hanya memberi Anda tugas dan saya tidak mengkhawatirkannya lagi. Kita harus memiliki beberapa cara untuk memantau kemajuan di sepanjang jalan tanpa saya menghalangi Anda.'” Menyiapkan check-in reguler dan memberikan umpan balik selama proyek dapat membantu dalam hal ini.